La experiencia de centenares de proyectos en la nueva Alejandría Correspondencia V 7.0

Alejandría Correspondencia versión 7.0 es uno de los nuevos productos que actualmente han instalado varias instituciones del país. La demanda de los usuarios era el poder hacer un seguimiento exhaustivo de todas las cadenas de correspondencias , entrando en cualquier punto (por fecha, destinatario, remitente, contenido, palabra clave) y desde cualquier ubicación física a través de la Intranet (con adecuadas condiciones de seguridad).

“Luego de la interacción con varias instituciones y sus necesidades concretamos que los conceptos claves en un sistema de gestión de correspondencia eran los de cadena de correspondencia y tareas vinculadas ” señala Fernando Yánez, Presidente HACER Sistemas C.A .

Un ejemplo interesante está en el Ministerio del Ambiente y Recursos Naturales quién instaló Alejandría Correspondencia en Agosto 2006.

Nos dice David Pacheco, Coordinador del Proyecto de implantación:

“ No sólo significó un cambio radical en el manejo de las correspondencias del Ministerio, sino también en el seguimiento de las correspondencias, ahora se puedan analizar tanto las correspondencias que llegan como las que salen, se ubican fácilmente las actividades pendientes, se pueden obtener estadísticas de ingreso, se establecen índices de medición de la eficiencia de la Institución en relación a la atención que se le presta a las correspondencias que ingresan, se estandarizaron los elementos tales como personas e instituciones, relación de las personas con las instituciones, qué cargo ocupan las personas en la institución, en conclusión, se ha convertido en la herramienta de seguimiento de una gran cantidad de actividades relacionadas con el servicio del Ministerio que antes de poseer Alejandría Correspondencia no quedaban registradas de ninguna manera confiable. Hoy en día hay aproximadamente 20.000,00 correspondencias cargadas en la base de datos y tienen un promedio de carga de 2500 registros mensuales”.

Entre las características que están presentes en Alejandría Correspondencia V 7.0 resaltan: la flexibilidad en su arquitectura que lo hace fácilmente personalizable, su capacidad para intercambiar información con otros sistemas, su adaptabilidad a múltiples plataformas y su usabilidad a través de la Intranet con adecuadas condiciones de seguridad.

Resalta la exigencia en las condiciones de seguridad en el manejo de la información ya que las correspondencias son documentos privados y las exigencias al respecto son altas y se establecen conjuntamente con la Institución.