Toda organización tiene siempre un cuerpo directivo o instancia de decisión que se reúne periódicamente y en ocasiones en forma extraordinaria, para decidir sobre todos los asuntos que le concierne. Las agendas y las actas de estos organismos directivos son documentos que tienen el máximo valor en una organización y deben ser manejados con pulcritud y seguridad para garantizar que cada vez que se necesita se puede recuperar la información pertinente.
Las agendas y las actas son también la memoria de la actividad de conducción de la organización por lo que los documentos deben ser resguardados adecuadamente, sin que este resguardo afecte la importante actividad de seguimiento de las decisiones realizadas.
Muy rápidamente los consejos o directorios se encuentran con el hecho de que tienen que hacer seguimiento de centenas o miles de resoluciones que tienen impacto con la actividad de numerosos empleados, presupuestos significativos y todo lo que es medular en el desempeño de la organización. De hecho, la capacidad de seguimiento importa tanto como lo acertado de las decisiones de un consejo o directorio y es parte del secreto de los gerentes exitosos.
Alejandría Agendas y Actas es un sistema que permite a las instancias de decisión de una organización llevar el control de sus agendas y actas en forma eficiente, abarcando desde la formulación de los puntos de agenda hasta el seguimiento de cada resolución.
El sistema permite registrar los puntos propuestos, abrir foros sobre ellos y conformar, a partir de su contenido la agenda de cada reunión ordinaria o extraordinaria.
Sobre cada punto de agenda se puede registrar la decisión respectiva para conformar la agenda preliminar que será revisada por los integrantes de la junta directiva o consejo. Una vez corregida y revisada la agenda preliminar se publica la agenda definitiva.
Más que pretender adaptar la organización a un sistema preconstruido Alejandría Agendas y Actas es un sistema sumamente flexible que se implanta a través de un servicio con el que se adapta a las prácticas regulares y eventuales de cada organización. Debido a ello la implantación del sistema presupone un conjunto de actividades de consultoría dirigidas a definir los procesos de gestión de información específicos de cada organización con el objeto de configurar el sistema y adaptarlo a las necesidades.
El uso de un motor de información (Plataforma Alejandría) permite realizar las tareas de configuración del sistema a muy alto nivel, dejando al gestor de bases de información la realización de las tareas de bajo nivel y el control de la información, los documentos y los datos.
El sistema maneja adecuadamente la seguridad de la información que almacena y resguarda por lo que puede ser instalado sin problemas en la Intranet de la organización.
Finalmente, el sistema se adapta a las preferencias estéticas definidas por la identidad corporativa de la organización de manera que los integrantes del cuerpo directivo y los empleados que los asisten se sentirán identificados y confortables, usándolo para el manejo de una información tan valiosa para la institución.
Metodología
La implantación de Alejandría Agendas y Actas se realiza con una metodología que comprende cuatro fases:
• Conceptualización
• Diseño
• Construcción
• Transición
