No hay gerencia efectiva sin una gestión eficiente de las correspondencias. Una de las características que distingue a gerentes exitosos, es que siempre logran que sus organizaciones contesten oportunamente todas sus correspondencias. A lo interno, memorandos y correspondencias son instrumentos críticos de la operatividad corporativa. A lo externo, las correspondencias hablan de la eficacia y la eficiencia con que se gestiona la institución.
En todos los casos, la atención a correspondencias genera tareas que deben realizarse, y un sistema eficiente debe poder establecer las relaciones entre correspondencias y tareas.
Afortunadamente, los líderes y gerentes cuentan con un sistema de correspondencia que les permite tener control no sólo de la emisión o recepción de cada documento, sino de la cadena de correspondencias que siguieron o precedieron y las tareas con las cuales éstas se vinculan.
Alejandría Correspondencia permite hacer un seguimiento exhaustivo de todas las cadenas de correspondencias , entrando en cualquier punto (por fecha, destinatario, remitente, contenido, palabra clave) y desde cualquier ubicación física a través de la Intranet (con adecuadas condiciones de seguridad).
Los conceptos claves en un sistema de gestión de correspondencia son los de cadena de correspondencia y tareas vinculadas . Las cartas normalmente tienen una que las precede y una que las continúa y el tenerlas siempre a mano es vital para una buena gestión. Las correspondencias que llegan implican tareas y la ejecución de éstas genera más correspondencias. La capacidad de hacer seguimiento vinculando tareas y correspondencias es un factor que distingue la labor de líderes y gerentes exitosos.
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