Registro de expedientes / documentos
Esta operación permite que cada documento, cuyas características han sido definidas en el sistema, sea registrado en la base de información y se le asignen elementos de clasificación y ordenación específicos como productos de la modelación de los mismos.
Digitalización del documento
Cuando un documento se registra en el sistema y el mismo está representado físicamente en un medio susceptible de ser digitalizado, como por ejemplo, papel común, papel térmico, papel fotográfico, láminas de acetato, películas, etc., éste podrá ser digitalizado y la imagen anexada al registro en la base de información. De la misma forma pueden digitalizarse los documentos anexos si los tuviere.
Vincular documentos en múltiples formatos
A cada documento se le pueden asignar un conjunto de documentos en formato electrónico, bien sea en los formatos de las aplicaciones comunes de escritorio (Word, Excel, PowerPoint, Project) o en otros formatos como: PDF, HTML, JPG, GIF, PNG, BMP, MP3, MPG, AVI entre otros.
Envío de avisos sobre la ocurrencia de eventos en la base de información
Alejandría Expedientes de Recursos Humanos soporta la programación y envío de avisos de alerta sobre características específicas como: los períodos de atención, ingreso de documentos con características especiales, eventos en fechas determinadas, entre otros. Todos ellos dependen de la definición de las condiciones de control en la base de información.
Sistema de búsqueda
Alejandría Expedientes de Recursos Humanos posee un poderoso motor de búsqueda que permite a los usuarios ubicar diferentes registros dentro de la base de información. Estas búsquedas pueden hacerse por un conjunto de elementos cuyas características son definidas en el momento de la conceptualización del sistema. En general Alejandría Expedientes de Recursos Humanos soporta las búsquedas por Título, Autores o personas asociadas, fechas, descriptores o calificadores, resumen descriptivo y notas asociadas al documento.
Estadísticas
Se pueden consultar una serie de estadísticas relacionadas con: documentos registrados, documentos modificados, documentos existentes en la base de datos por criterios de tipo o descriptores, documentos electrónicos asociados. Muchas otras estadísticas pueden ser configuradas en el proceso de adaptación y personalización.
Seguridad
Alejandría Expedientes de Recursos Humanos mantiene un completo conjunto de permisos de usuarios basado en usuario – objeto de información . El administrador del sistema puede dar a cada usuario una combinación de los siguientes permisos: insertar, consulta, modificar y eliminar registros. También se aplican permisos por grupos de usuarios con los cuales se pueden aplicar una serie predefinida de restricciones asociadas a cada grupo de usuarios del sistema.
Foros de discusión sobre cada registro
Alejandría Expedientes de Recursos Humanos permite la creación de un foro de discusión asociado a cada documento registrado. Este foro puede ser público o privado según se configure. También puede ser moderado o no, por omisión el foro es privado y moderado.
Asociar documentos
Alejandría permite crear diferentes vínculos entre los documentos registrados, de manera que se creen diferentes estructuras de relación. Así, por ejemplo, cuando se registran correspondencias se puedan ver familias de correspondencias y hacer seguimiento al diálogo establecido, también se pueden crear árboles de documentos indicando la raíz y las diferentes ramificaciones o agrupaciones de documentos según unas condiciones específicas.
Implantación a través de una interfaz WWW personalizable según los requerimientos del cliente
Alejandría Expedientes de Recursos Humanos se adaptará para tomar la personalidad propia de la Intranet de la institución, se puede configurar en forma remota y su arquitectura céntrica de red no requiere de instalaciones particulares en el computador de cada usuario. Todos los mensajes que el sistema pone a circular a través de correo electrónico se personalizan, así mismo pueden configurarse y personalizarse las salidas, formas de entrada, formas de búsqueda, etc.
Administración completa de usuarios
Alejandría Expedientes de Recursos Humanos permite administrar en forma fácil y completa a todos los usuarios del sistema, asociándolos en grupos y estableciendo sus roles dentro del sistema. Los usuarios pueden ser autenticados por el propio sistema Alejandría o por el directorio centralizado de usuarios de la institución (usando el estándar abierto LDAP).
Traza de auditoría
Alejandría Expedientes de Recursos Humanos mantiene un completo seguimiento sobra las acciones de ingreso, modificación y consulta que se realizan en un registro. Se mantiene una traza tanto de la fecha y hora de la operación como la persona que la realizó.
