Descripción detallada
Correspondencia Recibida
Registro de la correspondencia que ingresa
Esta operación permite que cada correspondencia recibida sea registrada en la base de información y se le asignen elementos de clasificación y ordenación como son: Número correlativo de recepción, Fecha de recepción, Remitente, Asunto, Temática sobre la que trata la correspondencia, Personas y/o Instituciones sobre las que hace referencia, Notas, Responsables de las decisiones de asignación, fecha estimada de respuesta, etc.
Digitalización del documento
Cuando la correspondencia sea recibida en un medio físico susceptible de ser digitalizado, como por ejemplo, papel común, papel térmico, papel fotográfico, láminas de acetato, películas, etc., esta podrá ser digitalizada y anexada al registro en la base de información. De la misma forma pueden digitalizarse los documentos anexos a la correspondencia.
Vinculación de documentos electrónicos en múltiples formatos
A cada correspondencia se le pueden asignar un conjunto de documentos en formato electrónico, bien sea en los formatos de las aplicaciones comunes de escritorio (Word, Excel, PowerPoint, Project) o en otros formatos como: PDF, HTML, JPG, GIF, PNG, BMP, MP3, MPG, AVI entre otros.
Gestión de la respuesta
Asignación de la correspondencia para su atención
Esto corresponde a una distribución de las correspondencias basada en responsabilidades de atención. El proceso de asignación lleva consigo un aviso, mediante correo electrónico, a la persona responsable de su atención y del establecimiento de una marca de seguimiento. Cada asignación genera su propio aviso de asignación y deja sus propias marcas de seguimiento.
Seguimiento del estado de atención a la correspondencia
Alejandría define una serie de estados que cambian cuando ocurren una serie de procesos, por ejemplo cuando es asignada la correspondencia, cuando es leída a través del sistema y cuando es respondida. El asignador y todas las personas autorizadas pueden consultar en cualquier momento el estado de la correspondencia. Las personas autorizadas pueden consultar todos los cambios de estado o pasos de procesamiento por los que ha pasado una correspondencia.
Foros internos de discusión sobre correspondencia
Alejandría permite la creación de un foro de discusión asociado a cada correspondencia de manera que se puedan crear grupos de trabajo para su atención.
Reenvío de correspondencia a terceros
Alejandría permite el reenvío de correspondencia hacia un tercero por parte del responsable de su atención.
Manejo de los modelos de correspondencia de uso frecuente
Alejandría permite el ingreso a la base de información de los distintos modelos de correspondencia de uso frecuente simplificando la elaboración de respuestas en los casos más comunes.
Correspondencia enviada
Registro de la correspondencia enviada
La correspondencia que sale también puede ser registrada en la base de información y se le asignan elementos de clasificación y ordenación como son: Número correlativo de envío, Fecha de envío, Destinatario, Asunto, Temática sobre la que trata la correspondencia, Personas y/o Instituciones sobres la que hace referencia, Notas.
Asociar correspondencia por temática
Alejandría permite crear diferentes vínculos entre correspondencias de manera que se puedan ver familias de correspondencias, correspondencias relacionadas por temática, correspondencias relacionadas por remitente o destinatario.
General
Manejo integral de todos los tipos de medios por los que circula la correspondencia
Correspondencia física, fax y correo electrónico son subtipos de correspondencias recibidas o enviadas que pueden ser procesadas por el sistema, en un modelo de almacenamiento, búsqueda, recuperación y procesamiento cuyas propiedades de implantación son configurables y extensibles.
Envío de avisos sobre la ocurrencia de eventos en la base de información
Alejandría soporta la programación y envío de avisos de alerta sobre retrasos en los períodos de atención, recepción de respuestas a correspondencias enviadas, envío de respuestas a correspondencias recibidas, entre otros. Todos ellos dependen de la definición de las condiciones de control en la base de información.
Implantación a través de una interfaz WWW personalizable según los requerimientos del cliente
El sistema puede adaptarse para tomar la personalidad propia de la Intranet de la institución, configurarse en forma remota y su arquitectura céntrica de red no requiere de instalaciones particulares en el computador de cada usuario. Todos los mensajes que el sistema pone a circular a través de correo electrónico pueden personalizarse, así mismo pueden configurarse y personalizarse las salidas, formas de entrada, formas de búsqueda, etc.
Gestión de información
Eficiente sistema de búsqueda
Alejandría posee un poderoso motor de búsqueda que permite a los usuarios ubicar diferentes registros dentro de la base de información. Estas búsquedas pueden hacerse por: número de la correspondencia, fecha de recepción/envío o rangos de fechas, asunto, contenido de la correspondencia, temática u onomástico, tipo de correspondencia, subtipo de correspondencia y mecanismos particulares de clasificación introducidos al momento de configurar la adaptación del sistema en la institución.
Gestión eficiente y sencilla de los flujos de trabajo de la correspondencia corporativa
Alejandría Correspondencia tiene facilidades para especificar en el sistema los flujos de trabajos de elaboración de respuestas o de preparación de nuevas correspondencias, de acuerdo con el tipo de procedimientos usados en cada institución.
Manejo de cadenas de correspondencia
Las cartas normalmente tienen una que las precede y otra que las continúa, estas van formando las llamadas cadenas de correspondencia. Alejandría Correspondencia permite hacer un seguimiento exhaustivo de estas cadenas, entrando en cualquier punto (por fecha, destinatario, remitente, contenido, palabra clave) y desde cualquier ubicación física a través de la Intranet (con adecuadas condiciones de seguridad).
Manejo de tareas o solicitudes de servicio
Alejandría Correspondencia permite hacer seguimiento de las tareas que surgen a raíz de una correspondencia que entra o sale de una institución y/o de las solicitudes de servicio que se generan a partir de una correspondencia dada.
Creación de directorios
Alejandría Correspondencia permite, a medida que se le da respuesta a las correspondencias que ingresan al sistema, crear automáticamente un directorio de destinatarios con todos los datos que requiera el usuario del sistema.
Múltiples criterios de clasificación
Alejandría permite clasificar las correspondencias de múltiples formas (remitente, destinatario, institución, contenido, fecha). Estas características se personalizan de acuerdo a las necesidades de la institución usuaria del sistema.
Múltiples criterios de búsqueda
El poderoso motor de búsqueda de Alejandría permite hacer la búsqueda de las correspondencias por cualquier punto (enviada, recibida, fecha, destinatario, remitente, contenido, palabra clave, temática u onomástico).
Fácil de aprender y usar
Alejandría Correspondencia ha sido diseñada a partir del análisis de los procesos comunes en numerosos ambientes de oficinas, los problemas típicos de gestión de correspondencias y las mejores prácticas de las secretarias y gerentes exitosos. El resultado es un producto que aumenta la eficiencia pero resulta fácil de aprender y usar.
Excelentes capacidades de seguimiento
La clave en Alejandría Correspondencia es la capacidad de hacer seguimiento exhaustivo de las correspondencias que entran y salen de una institución, así como de las cadenas de correspondencias que se van generando constantemente.
Foros de discusión
Alejandría Correspondencia permite que las personas autorizadas, puedan leer una correspondencia entrante o saliente y emitir su opinión por escrito, sin alterar la correspondencia a través de un foro o conversación electrónica.
Gestión estadística
Se pueden consultar una serie de estadísticas relacionadas con el registro de correspondencia recibida, registro de correspondencia enviada, correspondencias recibidas no asignadas, correspondencias recibidas no atendidas, correspondencias recibidas no respondidas, correspondencias por enviar, consultas realizadas, etc. Muchas otras estadísticas pueden ser configuradas en el proceso de adaptación y personalización a la institución usuaria.
Usuarios y seguridad
Administración completa de usuarios
Alejandría permite administrar en forma fácil y completa a todos los usuarios del sistema, asociándolos en grupos y estableciendo sus roles dentro del sistema. Los usuarios pueden ser autenticados por el propio sistema Alejandría o por el directorio centralizado de usuarios de la institución (usando el estándar LDAP).
Seguridad de acuerdo a los grupos a los que pertenece el usuario
Alejandría mantiene un completo conjunto de permisos de usuarios definidos para ternas usuario – objeto de información - función. El administrador del sistema puede dar a cada usuario un conjunto de permisos de inserción, consulta, modificación y eliminación de determinados tipos de objetos o registros de información.
Trazas de auditoria
Alejandría mantiene un constante seguimiento de las distintas actividades realizadas por cada usuario en el sistema.
Características Técnicas
Listo para usar en Intranet
Se administra y se consulta a través de un explorador de Internet
Personalizable
Toma la identidad gráfica de la Intranet de la institución, todas las formas de búsqueda y las salidas se personalizan
Capacidad para intercambiar información con otros sistemas
XML, XSL, XHTML y HTTP habilitados
Adaptable a múltiples plataformas
Compatible con múltiples bases de datos, servidores de Web y exploradores de Internet, configurable para ambientes de múltiples capas de procesamiento. |
