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Descripción detallada

Correspondencia Recibida

    Registro de la correspondencia que ingresa
    Esta operación permite que cada correspondencia recibida sea registrada en la base de información y se le asignen elementos de clasificación y ordenación como son: Número correlativo de recepción, Fecha de recepción, Remitente, Asunto, Temática sobre la que trata la correspondencia, Personas y/o Instituciones sobre las que hace referencia, Notas, Responsables de las decisiones de asignación, fecha estimada de respuesta, etc.

    Manejo del documento digital
    Cuando la correspondencia sea recibida en un medio físico susceptible de ser digitalizado, como por ejemplo, papel común, papel térmico, papel fotográfico, láminas de acetato, películas, etc., ésta podrá ser digitalizada y anexada al registro en la base de información. De la misma forma pueden digitalizarse los documentos anexos a la correspondencia.

    Vinculación de documentos electrónicos en múltiples formatos
    A cada correspondencia se le pueden asignar un conjunto de documentos en formato electrónico, bien sea en los formatos de las aplicaciones comunes de escritorio (Open office, Word, Excel, PowerPoint, Project) o en otros formatos como: PDF, HTML, JPG, GIF, PNG, BMP, MP3, MPG, AVI entre otros.

    Relación con correspondencias enviadas u otras correspondencias recibidas sobre el mismo tema
    Las correspondencias recibidas se clasifican por temas y el sistema facilita relacionar distintas correspondencias que tratan sobre el mismo tema, así como la gestión estadística de los distintos temas.

    Ingreso de lotes de correspondencias
    Se facilita el registro de lotes de correspondencias que luego son reenviados a sus destinatarios internos, manteniendo un seguimiento completo de las entregas.

Gestión de la respuesta

    Asignación de la correspondencia para su atención
    Esto corresponde a una distribución de las correspondencias basada en responsabilidades de atención. El proceso de asignación lleva consigo un aviso, mediante correo electrónico, a la persona responsable de su atención y del establecimiento de una marca de seguimiento. Cada asignación genera su propio aviso de asignación y deja sus propias marcas de seguimiento.

    Seguimiento del estado de atención a la correspondencia
    Alejandría define una serie de estados que cambian cuando ocurren una serie de procesos, por ejemplo cuando es asignada la correspondencia, cuando es leída a través del sistema y cuando es respondida. El asignador y todas las personas autorizadas pueden consultar en cualquier momento el estado de la correspondencia. Las personas autorizadas pueden consultar todos los cambios de estado o pasos de procesamiento por los que ha pasado una correspondencia.

    Reenvío de correspondencia a terceros
    Alejandría permite el reenvío de correspondencia hacia un tercero por parte del responsable de su atención.

    Manejo de los modelos de correspondencia de uso frecuente
    Alejandría permite el ingreso a la base de información de los distintos modelos de correspondencia de uso frecuente simplificando la elaboración de respuestas en los casos más comunes.

Correspondencia enviada

    Registro de la correspondencia enviada
    La correspondencia que sale también puede ser registrada en la base de información y se le asignan elementos de clasificación y ordenación como son: Número correlativo de envío, Fecha de envío, Destinatario, Asunto, Temática sobre la que trata la correspondencia, Personas y/o Instituciones sobres la que hace referencia, Notas.

    Relación con correspondencias recibidas
    Las correspondencias enviadas pueden relacionarse con correspondencias recibidas de tal manera que puede en cualquier momento conocerse la cadena de eventos que motivaron una cierta respuesta.

    Familias de correspondencias
    Alejandría permite crear diferentes vínculos entre correspondencias de manera que se puedan ver familias de correspondencias, correspondencias relacionadas por temática, correspondencias relacionadas por remitente o destinatario.

    Registro de lotes de correspondencia enviada
    Se facilita el registro de lotes de correspondencias en lotes que luego son enviados a sus destinatarios de lotes, manteniendo un seguimiento fácil de este proceso.

General

    Manejo integral de todos los tipos de medios por los que circula la correspondencia
    Correspondencia física, fax y correo electrónico son subtipos de correspondencias recibidas o enviadas que pueden ser procesadas por el sistema, en un modelo de almacenamiento, búsqueda, recuperación y procesamiento cuyas propiedades de implantación son configurables y extensibles.

    Envío de avisos sobre la ocurrencia de eventos en la base de información
    Alejandría soporta la programación y envío de avisos de alerta sobre retrasos en los períodos de atención, recepción de respuestas a correspondencias enviadas, envío de respuestas a correspondencias recibidas, entre otros. Todos ellos dependen de la definición de las condiciones de control en la base de información.

    Interfaz WWW adaptable a los estándares institucionales
    El sistema puede adaptarse para tomar la personalidad propia de la Intranet de la institución. Se configura en forma remota y su arquitectura céntrica de red no requiere de instalaciones particulares en el computador de cada usuario. Todos los mensajes que el sistema pone a circular a través de correo electrónico pueden personalizarse, así mismo pueden configurarse y personalizarse las salidas, formas de entrada, formas de búsqueda, etc.

Gestión de información

    Eficiente sistema de búsqueda
    Alejandría posee un poderoso motor de búsqueda que permite a los usuarios ubicar diferentes registros dentro de la base de información. Estas búsquedas pueden hacerse por: número de la correspondencia, fecha de recepción/envío o rangos de fechas, asunto, contenido de la correspondencia, temática u onomástico, tipo de correspondencia, subtipo de correspondencia y mecanismos particulares de clasificación introducidos al momento de configurar la adaptación del sistema en la institución.

    Gestión eficiente y sencilla de los flujos de trabajo de la correspondencia corporativa
    Alejandría Correspondencia tiene facilidades para especificar en el sistema los flujos de trabajos de elaboración de respuestas o de preparación de nuevas correspondencias, de acuerdo con el tipo de procedimientos usados en cada institución.

    Manejo de cadenas de correspondencia
    Las cartas normalmente tienen una que las precede y otra que las continúa, estas van formando las llamadas cadenas de correspondencia. Alejandría Correspondencia permite hacer un seguimiento exhaustivo de estas cadenas, entrando en cualquier punto (por fecha, destinatario, remitente, contenido, palabra clave) y desde cualquier ubicación física a través de la Intranet (con adecuadas condiciones de seguridad).

    Manejo de tareas o solicitudes de servicio
    Alejandría Correspondencia permite hacer asignación de tareas y definir fechas para su realización. Con ello el sistema facilita el seguimiento de la ejecución de las tareas que surgen a raíz de una correspondencia que entra o sale de una institución y/o de las solicitudes de servicio que se generan a partir de una correspondencia dada.

    Gestión inteligente de directorios
    Alejandría Correspondencia permite, a medida que se le da respuesta a las correspondencias que ingresan al sistema, crear automáticamente un directorio práctico de destinatarios con todos los datos que se requieren. Al permitir la asociación de los diferentes cargos de una persona se facilitan significativamente las operaciones cotidianas porque las personas sólo necesitan registrarse una única vez en el sistema.

    Múltiples criterios de clasificación
    Alejandría permite clasificar las correspondencias de múltiples formas (remitente, destinatario, institución, contenido, fecha). Estas características se personalizan de acuerdo a las necesidades de la institución usuaria del sistema.

    Múltiples criterios de búsqueda
    El poderoso motor de búsqueda de Alejandría permite hacer la búsqueda de las correspondencias por cualquier punto (enviada, recibida, fecha, destinatario, remitente, contenido, palabra clave, temática u onomástico).

    Fácil de aprender y usar
    Alejandría Correspondencia ha sido diseñada a partir del análisis de los procesos comunes en numerosos ambientes de oficinas, los problemas típicos de gestión de correspondencias y las mejores prácticas de las secretarias y gerentes exitosos. El resultado es un producto que aumenta la eficiencia pero resulta fácil de aprender y usar.

    Excelentes capacidades de seguimiento
    La clave en Alejandría Correspondencia es la capacidad de hacer seguimiento exhaustivo de las correspondencias que entran y salen de una institución, así como de las cadenas de correspondencias que se van generando constantemente.

    Gestión estadística
    Se pueden consultar una serie de estadísticas relacionadas con el registro de correspondencia recibida, registro de correspondencia enviada, correspondencias recibidas no asignadas, correspondencias recibidas no atendidas, correspondencias recibidas no respondidas, correspondencias por enviar, consultas realizadas, etc. Muchas otras estadísticas pueden ser configuradas en el proceso de adaptación y personalización a la institución usuaria.

Usuarios y seguridad

    Administración completa de usuarios
    Alejandría permite administrar en forma fácil y completa a todos los usuarios del sistema, asociándolos en grupos y estableciendo sus roles dentro del sistema. Los usuarios pueden ser autenticados por el propio sistema Alejandría o por el directorio centralizado de usuarios de la institución (usando el estándar LDAP).

    Seguridad de acuerdo a los grupos a los que pertenece el usuario
    Alejandría mantiene un completo conjunto de permisos de usuarios definidos para ternas usuario – objeto de información - función. El administrador del sistema puede dar a cada grupo de usuarios un conjunto de permisos de inserción, consulta, modificación y eliminación de determinados tipos de objetos o registros de información.

    Trazas de auditoria
    Alejandría mantiene un constante seguimiento de las distintas actividades realizadas por cada usuario en el sistema.

Características Técnicas

 

Presentación

Ventajas
/Diferenciadores

Descripción
Correspondencia para el sector privado

Demostraciones

Especificaciones
Casos de Estudio
Clientes
Hoja de producto
Cómo Comprar
Preguntas y Respuestas
Soporte Técnico


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