De la gestión eficiente de la información depende en gran medida el éxito de cada institución y de sus presidentes, directores y gerentes.
Hoy en día, no se puede pensar en hacer gestión eficiente y eficaz sin introducir tecnología, mejorar procesos y transferir conocimiento al personal. HACER Sistemas ha desarrollado la solución Alejandría Archivos a partir de la fusión del conocimiento de información con el conocimiento de informática. Los archivos, bien sean administrativos o históricos, tienen la enorme tarea de almacenar y organizar cantidades ingentes de información de forma tal que puedan ser recuperadas por sus usuarios potenciales de acuerdo con su rol en la organización. En el pasado su carácter de custodios los obligó a trabajar en tecnologías como el microfilm, que hoy resultan demasiado onerosas y limitadas. Actualmente, la digitalización y organización de la información computarizada abre posibilidades de significativa reducción de costos y optimización de procesos y recursos, pero esto sólo se logra si se diseña la solución con una Arquitectura de información consistente y robusta.
Alejandría Archivos es una herramienta que facilita la Gestión Digital de Información y el manejo electrónico de archivos, para almacenar y preservar la información, para agilizar y hacer eficiente la búsqueda, recuperación, manejo de índices, imágenes facsimilares de documentos y administrar componentes de información, desensambándolos y ensamblándolos de acuerdo a las necesidades. Esta herramienta, implementada a través de un servicio basado en metodologías maduras permite un retorno rápido de la inversión en tecnologías porque facilita el diseño de desarrollo de soluciones basadas en Arquitecturas de información.
Servicio integral y Reingeniería de servicios de información
El servicio incluye la formación de personal, la transferencia de tecnología y soporte técnico y la transferencia de conocimiento de gestión de información. Se maximizan los resultados y se asegura la continuidad en el tiempo de las soluciones implantadas.
Cuando se requiere se incluyen los servicios de digitalización de volumen comprometida, que garantizan el 100 % de la calidad de la información digitalizada y su incorporación al sistema de gestión (Ver Digitalización y Gestión Digital de Información).
Se hace el diseño de la Arquitectura de información a partir del análisis de procesos de gestión de información. Se diseñan la estructura y la dinámica del uso de objetos digitales de información siguiendo metodologías probadas con el objeto de alcanzar eficiencia en la disponibilidad de la información y la diseminación selectiva de información automática.
Seguridad, transparencia, control y auditabilidad de información
Los servicios de préstamo circulante y de préstamo en línea de expedientes físicos a personas autorizadas, así como los procesos de control de los servicios de trascripción, procesamiento, búsqueda y acceso a la información se hacen con tecnologías y procesos que mantienen la seguridad y desarrollan mecanismos de trazabilidad y auditoría.
Tecnología de bases de información
El uso de la Plataforma Alejandría y de la Metodología Alejandría para el Desarrollo de Sistemas de Teleinformación simplifica la implantación de los nuevos servicios y permite lograr un retorno más rápido de la inversión. Los proyectos se concentran en los problemas de información en lugar de los problemas de tecnología, software y bases de datos, los equipos de trabajo adoptan buenas prácticas y se logra de una manera natural un cumplimiento de estándares internacionales de calidad en gestión informática y gestión de información con lo que se disminuyen los riegos de los proyectos.
Todas las soluciones de almacenamiento, administración, consulta, recuperación y presentación se hacen en el dominio de la información y no en el dominio de los datos con lo que se disminuye en tiempo de desarrollo de los proyectos, se mejora la calidad de los resultados y se disminuyen los costos.
